発達障害の特性？苦手な仕事と改善策について

前回の記事では公務員として働く上で必要な能力についてお話しました。私には公務員として求められる能力が欠如しており、ケアレスミスや窓口対応などに中々慣れることができずにいました。後に私は発達障害と診断されますが、当時はネットなどで発達障害の特徴を見て、自分が発達障害の疑いはあるかもしれないが、発達障害の特徴に当てはまらないこともあったので、単に私自身が仕事に対する努力が足りないと思いながら仕事をしていました。業務の知識に関しては、帰宅後や休日に自宅で勉強することで理解することはできましたが、特定の業務に関してはいくら努力しても中々進歩することができませんでした。

いつまで経っても慣れない苦手な業務

様々な業務を経験する中で、私が努力しても慣れなかった業務に以下のようなものが挙げられます。

電話対応で相手の話を聞き取れない

電話対応はいつまでたっても慣れませんでした。その理由として私は聴覚情報処理障害(APD)を抱えているからです。(※聴覚情報処理障害についてはこちらの記事でご説明しています)

「人の話し声を音として認識することはできるが、話の内容を情報として認識できない」ことがしばしばあり、特に電話対応の場合は音のみでしか情報を得ることができないため、相手の話の内容を詳細に聞き取ることができず、折り返し電話をかけて確認することがしばしばありました。先輩職員からはメモをとるよう指導がありましたが、そもそも話の内容を認識できないので、メモすらとれない状況でした。

データ入力では頻繁にケアレスミスをする

データ入力作業は、1つも間違いがなく完璧に入力することができませんでした。税の計算で数値データを入力していく業務がありましたが、仕事量が増えてくると集中力が散漫になり、数字が1桁足りなかったり等の、ケアレスミスが増えてしまいました。データ入力をした後に間違いがないか再度確認をしても確認漏れがありました。また、データ入力作業中はその業務だけに意識がとられてしまい、電話が鳴っていたり窓口に市民がきても全く気づくことができず、周りを良く見て臨機応変に対応するよう先輩から注意を受けたこともあります。

会議や打ち合わせで話の流れについていけない

新人の仕事として会議や打ち合わせの際に「議事録」をとる仕事を任されました。会議や打ち合わせでは様々な情報が次々に現れてきます。情報の取捨選択をしながら話の流れについていかなければなりませんが、意見が飛び交う会議では上手く情報の取捨選択ができずに、メモをとろうと思っても「単語単位」でしかメモがとれず、後で見返しても何を議論していたか分かりませんでした。結局議事録をまともにとることができずに、議事録の係ははずされてしまいました。

同時並行に業務を進行できない

公務員の仕事は同時にいくつもの業務を並行して進ませなければなりません。Aという業務をやりながらB、Cの業務をこなしていく必要があります。しかし、私の場合はAという業務に集中してしまうと他のことが見えず、B、Cの業務を後回しにしてしまうことがありました。また、ケアレスミスがないか確認作業も都度していたので、1つにかかる仕事の時間も増え、B、Cに充てる時間もなくなってしまい、業務が溢れかえり、締め切りまでに仕事が終わらないことがありました。

苦手な業務の改善策

上記のような問題を改善するために、全く努力しなかったわけではありません。それぞれの問題に対して以下のように改善を試みました。

電話対応で相手の話を聞き取れない→電話内容を周りに聞こえるよう復唱する

電話対応で相手の話が理解できないため、周りの人の力を借りることにしました。電話相手の内容を大きな声で復唱し、周りに電話の内容を聞き取ってもらいます。そうすることで、自分では理解できなかったとしても、電話の内容を周りに発信し聞いてもらうことで、どんな話をしていたのか情報共有ができるからです。

データ入力では頻繁にケアレスミスをする→複数の目でダブルチェックをする

データ入力などは注意力散漫により頻繁に入力ミスがあり、再度自分で確認しても確認漏れがあることから、入力作業が終了したら上司に報告し都度チェックしてもらうようにしました。またEXCELなどにデータを入力するときは、入力ミスを省くため、データをコピーして貼り付けるだけで自動的に計算してくれるシートを作成することで、入力ミスと作業時間削減に繋げることができました。

会議や打ち合わせで話の流れについていけない→ボイスレコーダーを使用する

会議中は様々な情報を取捨選択できずに混乱してしまったので、ボイスレコーダーを用意し会議の内容を録音しました。後で何度も聞き返すことで、少しずつ話の内容を理解することができます。また、分からないことを後回しにする癖があったので、よく分からなかったことについては「単語」で良いのでメモをとり、会議終了後に先輩職員にすぐ質問するようにしました。

同時並行に業務を進行できない→始業前にToDoリストを作成する

始業前にToDoリストにやらなければならない仕事を書き出しました。ToDoリストを作成することで仕事の全体像を把握することができます。

また、ただ書き出して全体像を理解しただけでは意味がないため、それぞれの仕事の重要度を先輩職員に確認し優先順位をつけました。「Aの業務:優先順1」、「Bの業務:優先順3」、「Cの業務:優先順2」と優先順位をつけることで、同時並行に処理はできなくても重要な仕事から取り組むことができるので、締め切り期限までに仕事が終わらないという問題は改善されました。